Cách làm mail merge trong word 2010
Mail Merge là tác dụng soạn thư 1 loạt trong Microsoft Word, được nhiều người gọi bằng thuật ngữ trộn thư. Cùng với Mail Merge, chúng ta cũng có thể tạo thuộc lúc nhiều thư với cùng văn bản nhưng khác nhau ở một vài ba thông tin.Cụ thể, bài toán trộn thư trong Word được ứng dụng vào bài toán tạo thư mời gởi đến đối tác doanh nghiệp và khách hàng trong công ty, in giấy ghi nhận cho không ít người chỉ trong một thao tác, viết email thông báo xác nhận biến hóa lương cho nhân viên vào cuối năm…
Để bước đầu sử dụng Mail Merge, các bạn cần sẵn sàng nội dung cơ bạn dạng và nguồn dữ liệu (data source). Nuốm thể:
Nguồn dữ liệu: mô tả những câu chữ tùy biến khác nhau giữa những bức thư sau khi tạo ra một loạt từ Mail Merge. Những chi tiết tùy biến hóa này hoàn toàn có thể là bọn họ tên, add người nhận, tên doanh nghiệp, tổ chức… với thường trình diễn trong một danh sách dữ liệu. Danh sách này hay là danh bạ (contacts) trong Microsoft Outlook hoặc được trình diễn trong một bảng tính Excel, một cơ sở tài liệu trong Access, một table vào Word 2010 hay văn bản bất kỳ có kết cấu phân loại dữ liệu thật rõ ràng.Nội dung cơ bản: là mọi phần giống nhau giữa các thư, chẳng hạn tên và showroom người giữ hộ trên phong bì, nội dung bao gồm của lá thư, email hay 1 phiếu ưu đãi. Ngôn từ cơ phiên bản thường đi cùng các vị trí định sẵn (Place Holder), là nơi diễn đạt những bỏ ra tiết chuyển đổi lấy từ nguồn dữ liệu. Mỗi cụ thể được hotline là ngôi trường (Merge Field), được trình bày dưới dạng «tên field».Khi phối kết hợp nội dung cơ phiên bản và nguồn tài liệu thì Mail Merge trong Word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra hàng loạt tư liệu hoặc thư từ trả chỉnh, giống như nhau về câu chữ cơ bạn dạng nhưng khác hoàn toàn ở các chi tiết tùy trở nên trong mối cung cấp dữ liệu.Tạo list nguồn dữ liệu
Trước khi sẵn sàng danh sách này, ta cần tưởng tượng trước phần văn bản cơ phiên bản sẽ tất cả những chi tiết nào cần đổi khác hay cá nhân hóa. Chẳng hạn, cùng với thư mời thì phần chúng ta tên, danh xưng, chức vụ, thương hiệu công ty, địa chỉ hoặc email là các chi tiết biến đổi tùy theo mọi cá nhân nhận. Như vậy, ta đã biết được list này có nhu cầu các dữ liệu nào.
Với nguồn tài liệu là danh bạ, chúng ta cũng có thể sử dụng Microsoft Outlook để xuất danh bạ hoặc dùng chủ yếu Excel để thể hiện dữ liệu thật chủ yếu xác. List nguồn dữ liệu được chia thành các cột khác nhau như họ tên, địa chỉ, tên công ty… với mỗi hàng là một trong người nhận ra nhập không thiếu các thông tin tương xứng theo cột. Chúng ta có thể nhập liệu trực tiếp tại tab Mailings, chọn Select Recipients -> Type New List. Mặc dù nhiên, một nguồn tài liệu Excel hoặc danh bạ Outlook đang tiện hơn tương đối nhiều trong làm việc (Tương từ như nhập liệu thẳng nhưng lựa chọn Use Existing hoặc Select From Outlook Contacts).
Trong ngôi trường hợp bạn có nhu cầu cập nhật hay điều chỉnh dữ liệu, các bạn luôn có thể chọn Edit Recipient các mục trên tab Mailings để lộ diện hộp thoại Mail Merge Recipients, lựa chọn tên file tài liệu và dấn Edit để sửa lại một số trong những chi tiết.
Bạn cần xác định nội dung của doanh nghiệp là dạng thư tự (Letters), thư điện tử (E-mail messages), phong suy bì (Envelopes), nhãn (Labels), danh bạ (Directory).
Bên cạnh phần nội dung đồng nhất, bạn cũng cần phải nhập các trường (Merge Field) dựa trên nguồn dữ liệu. Cách nhập khá đơn giản, chỉ việc chọn Insert Merge Field trên tab Mailings nhằm thêm trường tại những vị trí phù hợp. Ví dụ điển hình với nguồn tài liệu mẫu bên dưới và soạn ngôn từ cho phong phân bì (Envelopes), phần tin tức người nhận sẽ nhập:
Hoặc chèn Merge Fields vào một trong những câu trong thư điện tử như: chân thành cảm ơn «Danh_xưng» «Họ_tên» đã sắp tới xếp thời hạn đến tham gia chương trình. Lúc đó, Mail Merge sẽ dựa trên nguồn dữ liệu của mọi cá nhân (Recipient) để thay thế sửa chữa vào vị trí của các trường trong quy trình trộn thư. Ví dụ: Recipient sản phẩm công nghệ 5 đang hiện thành câu: chân thành cảm ơn Chị Nguyễn Thị Bích Trà đã sắp xếp thời gian đến tham dự chương trình. Bạn có thể cập nhật lại Field «Danh_xưng» thành chữ viết thường với không in hoa ở cam kết tự đầu nhằm câu không gặp mặt lỗi bao gồm tả viết hoa chữ Chị trung tâm câu hoặc định dạng in đậm, in nghiêng mang lại tên bạn nhận.
Để thực hiện Mail Merge, bạn cũng có thể vào tab Mailings và làm việc với các công dụng trên thanh luật pháp này (Ribbon). Không tính ra, trường hợp quen sử dụng các phiên phiên bản Word trước đây, chúng ta chọn Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard để thao tác làm việc trên 6 bước như hình minh họa bên dưới đây:
Để bước đầu sử dụng Mail Merge, các bạn cần sẵn sàng nội dung cơ bạn dạng và nguồn dữ liệu (data source). Nuốm thể:
Nguồn dữ liệu: mô tả những câu chữ tùy biến khác nhau giữa những bức thư sau khi tạo ra một loạt từ Mail Merge. Những chi tiết tùy biến hóa này hoàn toàn có thể là bọn họ tên, add người nhận, tên doanh nghiệp, tổ chức… với thường trình diễn trong một danh sách dữ liệu. Danh sách này hay là danh bạ (contacts) trong Microsoft Outlook hoặc được trình diễn trong một bảng tính Excel, một cơ sở tài liệu trong Access, một table vào Word 2010 hay văn bản bất kỳ có kết cấu phân loại dữ liệu thật rõ ràng.Nội dung cơ bản: là mọi phần giống nhau giữa các thư, chẳng hạn tên và showroom người giữ hộ trên phong bì, nội dung bao gồm của lá thư, email hay 1 phiếu ưu đãi. Ngôn từ cơ phiên bản thường đi cùng các vị trí định sẵn (Place Holder), là nơi diễn đạt những bỏ ra tiết chuyển đổi lấy từ nguồn dữ liệu. Mỗi cụ thể được hotline là ngôi trường (Merge Field), được trình bày dưới dạng «tên field».Khi phối kết hợp nội dung cơ phiên bản và nguồn tài liệu thì Mail Merge trong Word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra hàng loạt tư liệu hoặc thư từ trả chỉnh, giống như nhau về câu chữ cơ bạn dạng nhưng khác hoàn toàn ở các chi tiết tùy trở nên trong mối cung cấp dữ liệu.Tạo list nguồn dữ liệu
Trước khi sẵn sàng danh sách này, ta cần tưởng tượng trước phần văn bản cơ phiên bản sẽ tất cả những chi tiết nào cần đổi khác hay cá nhân hóa. Chẳng hạn, cùng với thư mời thì phần chúng ta tên, danh xưng, chức vụ, thương hiệu công ty, địa chỉ hoặc email là các chi tiết biến đổi tùy theo mọi cá nhân nhận. Như vậy, ta đã biết được list này có nhu cầu các dữ liệu nào.
Bạn đang xem: Cách làm mail merge trong word 2010
Với nguồn tài liệu là danh bạ, chúng ta cũng có thể sử dụng Microsoft Outlook để xuất danh bạ hoặc dùng chủ yếu Excel để thể hiện dữ liệu thật chủ yếu xác. List nguồn dữ liệu được chia thành các cột khác nhau như họ tên, địa chỉ, tên công ty… với mỗi hàng là một trong người nhận ra nhập không thiếu các thông tin tương xứng theo cột. Chúng ta có thể nhập liệu trực tiếp tại tab Mailings, chọn Select Recipients -> Type New List. Mặc dù nhiên, một nguồn tài liệu Excel hoặc danh bạ Outlook đang tiện hơn tương đối nhiều trong làm việc (Tương từ như nhập liệu thẳng nhưng lựa chọn Use Existing hoặc Select From Outlook Contacts).
Trong ngôi trường hợp bạn có nhu cầu cập nhật hay điều chỉnh dữ liệu, các bạn luôn có thể chọn Edit Recipient các mục trên tab Mailings để lộ diện hộp thoại Mail Merge Recipients, lựa chọn tên file tài liệu và dấn Edit để sửa lại một số trong những chi tiết.
Bạn cần xác định nội dung của doanh nghiệp là dạng thư tự (Letters), thư điện tử (E-mail messages), phong suy bì (Envelopes), nhãn (Labels), danh bạ (Directory).
Bên cạnh phần nội dung đồng nhất, bạn cũng cần phải nhập các trường (Merge Field) dựa trên nguồn dữ liệu. Cách nhập khá đơn giản, chỉ việc chọn Insert Merge Field trên tab Mailings nhằm thêm trường tại những vị trí phù hợp. Ví dụ điển hình với nguồn tài liệu mẫu bên dưới và soạn ngôn từ cho phong phân bì (Envelopes), phần tin tức người nhận sẽ nhập:
Hoặc chèn Merge Fields vào một trong những câu trong thư điện tử như: chân thành cảm ơn «Danh_xưng» «Họ_tên» đã sắp tới xếp thời hạn đến tham gia chương trình. Lúc đó, Mail Merge sẽ dựa trên nguồn dữ liệu của mọi cá nhân (Recipient) để thay thế sửa chữa vào vị trí của các trường trong quy trình trộn thư. Ví dụ: Recipient sản phẩm công nghệ 5 đang hiện thành câu: chân thành cảm ơn Chị Nguyễn Thị Bích Trà đã sắp xếp thời gian đến tham dự chương trình. Bạn có thể cập nhật lại Field «Danh_xưng» thành chữ viết thường với không in hoa ở cam kết tự đầu nhằm câu không gặp mặt lỗi bao gồm tả viết hoa chữ Chị trung tâm câu hoặc định dạng in đậm, in nghiêng mang lại tên bạn nhận.
Để thực hiện Mail Merge, bạn cũng có thể vào tab Mailings và làm việc với các công dụng trên thanh luật pháp này (Ribbon). Không tính ra, trường hợp quen sử dụng các phiên phiên bản Word trước đây, chúng ta chọn Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard để thao tác làm việc trên 6 bước như hình minh họa bên dưới đây:
