Cách quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel

Quản lý hồ sơ nhân sự bởi Excel vẫn tồn tại rất lâu ở các doanh nghiệp. Dù hiện nay có khá phần nhiều mềm làm chủ hồ sơ người lao động tối ưu hơn, nhưng lại file Excel vẫn còn đấy được tin dùng. Nội dung bài viết dưới đây vẫn giới thiệu cho mình về các biểu mẫu nhân sự Excel, các thành phần cần phải có trong chủng loại file Excel.

Bạn đang xem: Cách quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel

Thành phần cần có trong làm chủ hồ sơ nhân sự bởi Excel là gì?

Mã nhân viên (mã chấm công): từng nhân sự sẽ tiến hành cấp một một mã số cố định và thắt chặt và bảo vệ không trùng nhau. Mã số này đã được dùng để theo dõi việc chấm công hoặc các cơ chế liên quan.Họ cùng tên nhân viênBộ phận, phòng ban làm việcCấp bậc nhân sự: BOD, quản lý, nhân viên,…Vị trí công việc: Tên vị trí mà nhân viên cấp dưới đang đảm nhận, bao gồm cả cấp độ hiện tại. Ví dụ: chuyên viên MarketingLoại hình làm cho việc: Full-time, part-time, thời vụ,…Cơ sở có tác dụng việc: Trụ sở chính, chi nhánh 1, chi nhánh 2,…Trình độ học vấn: trình độ chuyên môn học vấn cao nhất (thạc sỹ/tiến sỹ/đại học/cao đẳng…), trường Đại học, siêng ngànhCác loại sách vở và giấy tờ cần thiết: Sơ yếu đuối lý định kỳ có chứng thực địa phương, phiên bản sao công bệnh CMND hoặc CCCD, bạn dạng sao công chứng giấy khai sinh, phiên bản sao công bệnh sổ hộ khẩu, bạn dạng sao công hội chứng bằng tốt nghiệp, Giấy khám sức khỏe có đóng góp dấu, đúng theo đồng gồm chữ ký và vết đỏ, ảnh thẻ,…Lương thưởng với phụ cấp: hình thức thanh toán lương (qua thẻ tốt tiền mặt), STK ngân hàng, thuộc ngân hàng nào, trụ sở nào (nếu có), Số fan phụ thuộc, Mã số thuế TNCN, Số sổ BHXH,…Kinh nghiệm có tác dụng việc: thương hiệu công ty, tên vị trí, khoảng thời hạn công tác được thu xếp theo trang bị tự chiếc thời gian. đề nghị giới hạn số lượng và chỉ chọn lựa hiển thị 1-5 tay nghề làm việc đặc biệt quan trọng nhất của nhân sự.
Mẫu quản lý nhân sự bằng Excel sẽ bao hàm hầu như vừa đủ các tin tức cơ bản về nhân sự

Nên sử dụng những mẫu quản lý hồ sơ nhân sự bởi excel nào?

Để thống trị một cách bao quát và vừa đủ thì bên cạnh file hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp nên sử dụng thêm những biểu chủng loại nhân sự Excel khác như:

Quản lý list nhân sự tổng quan: Đây là trang tổng quan độc nhất về thông tin của những nhân sự đang thao tác làm việc tại doanh nghiệp (đang trong thời hạn phù hợp đồng).Quản lý phù hợp đồng: làm chủ thông tin đúng theo đồng thử việc và những loại hợp đồng lao động (HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định gồm thời hạn bên dưới 12 tháng, HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ không xác minh thời hạn). Những trường thông tin của biểu mẫu quản lý hợp đồng nhân sự khá solo giản, tuy vậy lại bao hàm lượng tài liệu lớn và đòi hỏi độ đúng đắn cao.Theo dõi nhân sự mới: Trong quy trình hoạt động, chắc rằng doanh nghiệp vẫn đón thêm những nhân viên cấp dưới mới. File thống trị hồ sơ bằng Excel về cơ bạn dạng là sự phối hợp giữa nhì biểu mẫu danh sách nhân sự và Hồ sơ cá nhân. Nhưng nhấn mạnh hơn vào những thông tin quan trọng trong quá trình onboarding (nhập môn) nhân sự.Theo dõi nhân sự nghỉ ngơi việc: cũng tương tự như biểu chủng loại theo dõi nhân sự mới, nhưng so với nhân sự nghỉ việc, công ty lớn cần quan tâm hơn sự chuyển đổi của các yếu tố sẽ ảnh hưởng hủy hiệu lực sau khi nhân sự nghỉ việc, cũng giống như hồ sơ cần thiết để hoàn chỉnh thủ tục chấm dứt hợp đồng.Biến hễ tiền lương: chưa phải là nhân sự bắt đầu hay nhân sự nghỉ ngơi việc, dịch chuyển tiền lương bao gồm các trường thích hợp tăng lương, sút lương, tăng level, sút level, giao vận vị trí, gửi công tác,…

Ưu cùng nhược điểm của cai quản hồ sơ nhân sự bởi Excel

Hiện nay tất cả doanh nghiệp vẫn còn đấy sử dụng Excel để quản lý nhân sự, nhưng cũng đều có doanh nghiệp đã thay thế Excel bằng những phần mềm thống trị hồ sơ nhân sự khác. Sở dĩ bởi vậy là vị Excel có không ít ưu điểm, cơ mà cùng tồn tại nhiều nhược điểm.

Ưu điểm

Thao tác bên trên Excel solo giản, dễ dàng sử dụng
Thao tác solo giản

Các thao tác trong phần mềm Excel rất dễ dàng thao tác, dễ dàng sử dụng, mọi người dùng đều hoàn toàn có thể sử dụng. Bên cạnh đó phần mềm Excel bao gồm tính thông dụng rộng và ngân sách chi tiêu đầu tư vào phần mềm cũng rất thấp.

Đa dạng những biểu mẫu

Công cụ cung ứng cho thống trị nhân sự cung cấp rất nhiều form biểu mẫu đa dạng mẫu mã và đầy đủ, cho phép các doanh nghiệp cai quản lực lượng nhân sự của chính mình thông qua Excel. Ngoài những form biểu chủng loại được hỗ trợ sẵn, bạn đều hoàn toàn có thể hoàn toàn tự điều chỉnh và bố trí theo ý muốn của mình để tạo nên được biểu mẫu vừa ý nhằm ship hàng tốt cho mục đích sử dụng của bạn.

Xem thêm:

Sử dụng dễ dàng

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Excel giúp việc thống trị các tài liệu liên quan một giải pháp dễ dàng. Rộng nữa, phần mềm còn có thể tiếp cận số liệu, thống kê cấp tốc chóng,… Do ứng dụng Excel là phần mềm miễn tổn phí sử dụng, không phụ thuộc nhiều vào những nhà quản lý khác nên bạn sử dụng vẫn tồn tại nhiều chi phí.

Nhược điểm

Không bảo đảm an toàn tính bảo mật
Không đảm bảo an toàn tính bảo mật

Biểu chủng loại Excel đích thực không bảo đảm bảo mật vì không có tính phân quyền, ko có khu vực dữ liệu như thế nào được khắc ghi “chỉ dành cho tất cả những người quản lý”. Tuy nhiên chủ mua file có thể đặt password truy cập, tuy nhiên vẫn ko tránh khỏi khác trường vừa lòng bị nhỉ ra ngoài. Chưa kể đa số người sẽ cần dùng chung một biểu mẫu từ chuyên viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, nhân viên C&B,… thì việc kiểm soát bảo mật là rất khó.

Không thể để lại “thừa kế” cho những người sau

Biểu mẫu cai quản nhân sự bởi Excel là 1 trong tài nguyên quý hiếm của doanh nghiệp, nhưng lại thật tiếc là không có tác dụng bàn giao và thừa kế trọn vẹn. Giải pháp đặt thương hiệu và chuẩn bị xếp những thông tin bên trên biểu mẫu mã Excel mà fan cũ nhằm lại sẽ khá khó để một tín đồ mới rất có thể tiếp quản.

Khả năng tích đúng theo kém

Trong nghiệp vụ quản trị nhân sự nói chung, có nhiều phần mềm doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng như phần mềm chấm công, phần mềm tính lương, phần mềm làm chủ KPI/OKR, cai quản tài sản, cai quản tài liệu, phần mềm chat, chữ ký điện tử,… nhược điểm của biểu mẫu Excel là quan trọng tích phù hợp với những công cụ tiến bộ đó.

Dễ khiến ra các lỗi sai bởi thao tác của con người

Tất cả các thao tác của con fan trên biểu mẫu Excel, từ những việc nhập liệu tới search kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… số đông được tiến hành hoàn toàn bằng tay thủ công nên không nên sót là điều sớm muộn. Không đúng sót đang còn xảy ra thường xuyên không chỉ có thế khi không ít người cùng truy vấn và chỉnh sửa một file Excel.

Không thể không ngừng mở rộng khi doanh nghiệp tăng quy mô

Dữ liệu đã ngày càng tăng thêm khi doanh nghiệp càng ngày càng phát triển. Khi càng có khá nhiều nhân viên thì cơ sở dữ liệu nhân sự càng trở bắt buộc khổng lồ. Người làm chủ cũng bắt buộc giải quyết bằng phương pháp cứ tạo thêm số trang, số dòng, số cột được. Buộc phải về thọ dài, làm chủ nhân sự bằng biểu chủng loại Excel truyền thống gần như thể không tưởng.

Kết luận

Không bao gồm gì là tốt đối, bao gồm thể thống trị hồ sơ nhân sự bằng excel không thật sự tối ưu tuy thế nó cũng có khá nhiều ưu điểm. Vậy đề xuất việc lựa chọn sử dụng hay là không và sử dụng thế nào là phù thuộc vào tình hình thực tiễn cùng phương thức thống trị của từng doanh nghiệp.Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể sử dụng phối hợp hệ thống đánh giá năng lực nhân sự hiện đại nhằm đạt được tác dụng một cách xuất sắc nhất.

bdskingland.com – Nền tảng công nghệ cung cấp chiến thuật test online dành riêng riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Từ hào sát cánh cùng +100 khách hàng doanh nghiệp số 1 như HONDA, Đại học FPT, TopCV, ngân hàng TMCP mặt hàng Hải vn (MSB)…

Nếu bạn suy nghĩ giải pháp giúp nâng cấp chất lượng tuyển dụng, huấn luyện và đào tạo và review năng lực nhân sự giúp tối ưu ngân sách lên cho tới 30%. Vui mừng đăng cam kết ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng review năng lực nhân sự bdskingland.com.